Was macht eine virtuelle Event- und Anfrage-Zentrale genau?
Wir übernehmen die eingehenden Event- und Gruppenanfragen eures Betriebs – also all die Mails und Formularanfragen zu Feierlichkeiten, Firmenessen, Tagungen oder Hochzeiten, die im Tagesgeschäft liegen bleiben. Konkret heißt das: Anfrage annehmen, zügig und freundlich im Namen eures Betriebs antworten, alle Eckdaten abfragen und aufbereiten. Je nach Paket erstellen wir auch das Angebot, klären Rückfragen mit euren Gästen und fassen nach, bis die Buchung steht.
Das Ganze läuft virtuell im Hintergrund. Ihr braucht keinen zusätzlichen Arbeitsplatz, keine neue Software und keine Neueinstellung – euer Anfragemanagement läuft einfach weiter, auch wenn im Betrieb gerade niemand die Zeit dafür hat.
Für welche Betriebe eignet sich das?
Für alle Betriebe in Gastronomie und Hotellerie, bei denen regelmäßig Veranstaltungs- und Gruppenanfragen eingehen: Restaurants mit Nebenraum oder Séparée, Hotels mit Tagungs- und Bankettbereich, Eventlocations, Caterer und Betriebe mit eigener Veranstaltungsfläche.
Ob Firmenessen für fünfzig Personen oder Hochzeitsgesellschaft mit dreihundert Gästen – die Größe ist zweitrangig. Entscheidend ist, dass Anfragen bei euch aufschlagen, während das Team im Service gebunden ist.
Was kostet das?
Es gibt drei Pakete: Anfrage-Annahme ab 690 € im Monat, Event-Zentrale ab 1.390 € im Monat und Kundenpflege & Nachbereitung ab 1.890 € im Monat. Alle Preise verstehen sich netto zuzüglich Umsatzsteuer.
Es sind bewusst Ab-Preise: Der endgültige Betrag richtet sich nach eurem tatsächlichen Anfrage-Aufkommen. Nach dem kostenlosen Kennenlerngespräch bekommt ihr ein Angebot, das zu eurem Betrieb passt. Eine vollständige Übersicht der Leistungen je Paket findet ihr auf der Seite Pakete & Preise.
Welches Paket passt zu unserem Betrieb?
Als Faustregel: Wenn eure Anfragen vor allem liegen bleiben und ihr sie danach selbst gut abarbeiten könnt, reicht die Anfrage-Annahme – wir nehmen an, antworten schnell und tragen alle Fakten zusammen, ihr erstellt das Angebot.
Wenn euch die Zeit für Angebote und Nachfassen fehlt, ist die Event-Zentrale richtig. Dort erstellen und versenden wir Angebote, klären Rückfragen mit euren Gästen und begleiten die Organisation bis zum Veranstaltungstag.
Und wenn ihr aus einmaligen Gästen Stammgäste machen wollt, kommt mit Kundenpflege & Nachbereitung alles dazu, was nach der Veranstaltung passiert: Nachfassen, Feedback aufbereiten, Kundendaten pflegen, frühere Gäste wieder ansprechen.
Wir haben schon jemanden im Eventbüro – lohnt sich das trotzdem?
Ja. Wir kommen nicht als Ersatz, sondern als Unterstützung. Der häufigste Fall sieht so aus: Im Eventbüro sitzt eine Kraft, die eigentlich zwei, drei Anfragen pro Woche abgeben müsste, um wieder sauber arbeiten zu können. Für eine Person ist es zu viel – für eine zweite Stelle zu wenig. Genau diese Lücke füllen wir.
Ihr entscheidet dabei, was abgegeben wird: nur die Erstantworten, nur bestimmte Anfragearten, nur die Angebotserstellung oder nur das Nachfassen. Der Rest bleibt im Haus.
Der zweite typische Fall sind Lücken, die sich nicht planen lassen: Urlaub, Krankheit, Saisonspitzen. In solchen Wochen bleiben Anfragen sonst schlicht liegen – mit uns läuft die Annahme weiter.
Wie fängt die Zusammenarbeit an?
Mit einem kostenlosen Kennenlerngespräch – etwa fünfzehn Minuten, per Video oder Telefon. Darin schauen wir uns an, wie viele Anfragen bei euch eingehen, welche davon Zeit binden und was ihr abgeben möchtet.
Danach bekommt ihr ein Angebot mit dem passenden Paket und dem konkreten Preis. Passt das, klären wir gemeinsam die Übergabe: Zugänge, Ansprechpartner, eure Standards für Angebote und Preise. Einen Termin könnt ihr direkt online buchen.
Wie schnell werden Anfragen bearbeitet?
So schnell wie möglich. Wir arbeiten remote und sind nicht an feste Bürozeiten gebunden. Wenn eine Anfrage abends oder früh am Morgen hereinkommt, bleibt sie nicht bis zum nächsten Werktag liegen.
In der Praxis heißt das: Eure Anfragen werden auch dann bearbeitet, wenn bei euch gerade Hochbetrieb herrscht. Wie eng der Takt sein soll, stimmen wir im Kennenlerngespräch ab – passend zu eurem Aufkommen.
Übernehmt ihr auch Telefonanrufe?
Wir telefonieren – aber wir sind keine Telefonannahmezentrale. Zum Hörer greifen wir, wenn es der Sache dient: Rückfragen zu einer Anfrage, Terminabsprachen mit euren Gästen, kurze Klärungen, die schriftlich umständlich wären.
Was wir nicht tun: den ganzen Tag auf eingehende Anrufe warten. Die Telefonannahme bleibt bei euch im Haus. Unser Schwerpunkt liegt auf den schriftlichen Event- und Gruppenanfragen – also dort, wo im Tagesgeschäft erfahrungsgemäß am meisten liegen bleibt.
Arbeitet ihr in unseren Systemen?
Am liebsten ja. Wenn wir direkt in eurem Postfach und eurem Reservierungs- oder Veranstaltungssystem arbeiten, bleibt alles an einem Ort: Ihr habt jederzeit vollen Einblick, nichts muss hin- und hergeschoben werden und beim Übergang zurück ins Haus geht nichts verloren.
Welches System ihr nutzt, ist dabei zweitrangig. Wir haben bereits mit verschiedenen Programmen gearbeitet und die Einarbeitung in ein weiteres ist für uns Routine. Was es dafür braucht – Zugänge, Rechte, Zuständigkeiten – klären wir bei der Übergabe.
Merken unsere Gäste, dass die Antwort nicht aus dem Haus kommt?
Nein. Wir antworten im Namen eures Betriebs, in eurem Ton und mit euren Konditionen. Für den Gast ist es eine Antwort aus eurem Haus – nur eben schneller, als es zwischen Mittagsgeschäft und Abendservice sonst möglich wäre.
Damit das trägt, stimmen wir vorher ab, wie ihr auftretet: Anrede, Formulierungen, Preisrahmen, was zugesagt werden darf und wo wir bei euch rückfragen.
Was passiert mit unseren Gäste- und Betriebsdaten?
Die bleiben eure Daten. Vor dem Start regeln wir den Umgang damit vertraglich – einschließlich einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach DSGVO und einer Verschwiegenheitsverpflichtung. Darin ist auch festgehalten, dass wir keine Daten für eigene Zwecke verwenden und nach Ende der Zusammenarbeit nichts mitnehmen.
Damit sind beide Seiten abgesichert: ihr als verantwortliche Stelle gegenüber euren Gästen, wir als Dienstleister. Wie wir mit Daten auf dieser Website umgehen, steht in unserer Datenschutzerklärung.
Arbeitet ihr auch für Betriebe außerhalb von Hamburg?
Ja. Die Arbeit läuft vollständig virtuell – über E-Mail, Telefon und Video. Der Standort eures Betriebs spielt deshalb keine Rolle: Wir betreuen Kundinnen und Kunden in ganz Deutschland sowie in Österreich und der Schweiz.
Für euch ändert das nichts am Ablauf. Wir sind auf den Wegen erreichbar, die ihr ohnehin nutzt.
Was unterscheidet euch von einem Callcenter oder einer allgemeinen virtuellen Assistenz?
Die Herkunft. Wir kommen aus der Gastronomie und wissen, was eine Anfrage für einen Nebenraum am Samstagabend bedeutet, warum eine Hochzeitsanfrage anders behandelt wird als eine Tagungsanfrage und wie sich ein Veranstaltungsangebot rechnet. Diese Einordnung kann ein branchenfremdes Callcenter nicht leisten.
Dazu kommt: Eure Anfragen landen nicht bei ständig wechselnden Kräften, sondern bei einem festen Team, das euren Betrieb, eure Räume und eure Preise kennt.